İnşaat İşlerinde Doküman Yönetimi

Doküman Yönetimi; bir firmanın ya da kurumun organizasyonu dâhilinde oluşturulan, tüm dokümanlarının (basılı ve elektronik saklanabilen); ilk oluşturulma tarihinden son arşiv tarihine kadar ki, hayat döngüsü boyunca elektronik ortamda izlenmesi, saklanması ve yönetilmesidir.

Bir kurum için en önemli değerlerden biri arşividir. Kurum içi ya da kurum dışı evrakların içindeki bilgilerin nasıl saklandığı, nasıl ve ne kadar çabuk erişildiği ve tekrar kullanılıp kullanılamadığı ise arşivin ne kadar değerli olduğunu belirleyen unsurlardır. Çoğumuz için arşiv sadece evraklar ve klasörleri çağrıştırır. Ancak pek çok kurum için arşiv kâğıt evrakların yanında; fotoğraf, ses kaydı, video, elektronik posta ve dokümanlar gibi saklanması gereken diğer dosyaların da bulunduğu bir bütündür. İşte bu nedenle tüm bu değerli bilginin doğru şekilde işlenmesi, saklanması ve değerlendirilebilmesi için bir doküman yönetim sistemi (DYS) gerekmektedir.

Her gün binlerce dokümanın üretildiği, işlendiği ve saklandığı bir inşaat ortamında kayıplar, zamanında gereken bilgiye ulaşamama ve dolaşım sorunları; büyük maliyetlere neden olmaktadır. İnşaat İşlerinde doküman yönetim sistemi de dokümanın ve bilginin şekli ne olursa olsun onu en uygun şekilde işleyip saklamak ve arandığında isim, konu, tarih, yazar, gibi türlü ayrıntıda bilgilerle ulaşabilmek için kullanılan sistemdir. Elektronik doküman yönetim sistemleri bunlara ek olarak dosyaların içeriğinden indekslenmemiş metinleri de bulmak gibi harika bir özellik sunar.

Dokümantasyon

Firmaların Uluslar arası Standartlara göre takip edeceği doküman takibi sırasıyla

• Kalite Politikası
• KEK
• Prosedürler
• Talimatlar
• Destek dokümanları

olarak şekillenir.

Dokümantasyonun takibi firma içlerinde kurulacak Doküman Kontrol Merkezleri (Document Control Center-DCC) ile istenilen seviyeye ulaşabilir. Özellikle, devam eden projelerin: inşaat, makine, elektrik, havalandırma v.b. proje çizimlerinin revizyon numaraları, her proje ile ilgili evrakın takibi ve bunların proje sorumlularına ulaştırılması DCC grubunun sorumluluğundadır. Ayrıca, sona gelmiş evrakların iletimi ve karşı tarafın onay yazılarının takibi de aynı grubun sorumluluğundadır.